ERFA: modul za avtomatsko prepoznavo naročil

Specifikacijski dokument

Datum: 9. September 2025

1. Uvod

Namen tega dokumenta je priprava celovite tehnične specifikacije za razvoj modula za avtomatsko prepoznavo in obdelavo naročil, prejetih preko elektronske pošte. Dokument opredeljuje cilje, funkcionalnosti in tehnične rešitve projekta ter ga razčlenjuje na tri logične razvojne faze, od dokaza koncepta (PoC) do polno delujočega produkta (MVP). Dokument služi kot osnova za načrtovanje, razvoj in oceno potrebnega dela.

2. Opis problema

Naročnik, podjetje za distribucijo hitro pokvarljivih izdelkov, trenutno prejema naročila preko elektronske pošte v različnih formatih (strukturirane Excel datoteke, PDF priponke, besedilo v telesu sporočila). Administrator ročno pregleduje vsako sporočilo, identificira naročene artikle in količine ter jih vnaša v obstoječi ERP sistem (Pantheon). Ta proces je časovno potraten, podvržen človeškim napakam in zahteva visoko stopnjo poznavanja asortimana ter specifik posameznih strank.

Za namene procesiranje podatkov s pomočjo AI modelov, stranka želi vse podatke hraniti v lokalnem okolju - uporaba lokalnih odprtokodnih AI modelov.

3. Cilji projekta

Glavni cilj projekta je razviti rešitev, ki bo avtomatizirala proces sprejemanja in obdelave naročil, s čimer se bo:

• Zmanjšal čas, potreben za obdelavo naročil.

• Zmanjšalo število napak pri vnosu podatkov.

• Povečala preglednost nad prejetimi naročili.

• Omogočila enostavnejša in hitrejša priprava podatkov za uvoz v ERP sistem.

4. Razvojne Faze Projekta

Projekt bo izveden v treh zaporednih fazah, kar omogoča postopno uvajanje funkcionalnosti, zmanjšanje tveganj in sprotno prilagajanje.

Faza 1: Dokaz Koncepta (PoC) - "Ali deluje?"

Cilj: Hitro in z minimalnimi stroški potrditi, da je osrednja tehnologija – avtomatsko branje in procesiranje e-poštnih sporočil – izvedljiva in deluje na realnih primerih. Rezultat je interni produkt, ki ni namenjen končni uporabi, ampak demonstraciji in tehnični validaciji.

Ključne Funkcionalnosti:

1. Sprejem E-pošte: Sistem se poveže na določen e-poštni predal in samodejno prebere nova, neprebrana sporočila.

2. Procesiranje Dveh Tipov Naročil:

   • Tip 1: Naročilo v strukturirani Excel priponki.

   • Tip 2: Naročilo, zapisano kot tabela neposredno v telesu e-sporočila.

3. Ekstrakcija Podatkov: Sistem iz prepoznanih naročil izlušči osnovne podatke: naziv artikla in količino.

4. Enostavna Nadzorna Plošča (Dashboard):

   • Prikaz seznama vseh prejetih naročil.

   • Možnost klika na posamezno naročilo za podroben pregled, ki prikazuje:

     • Obdelane podatke: Tabela prepoznanih artiklov in količin.

     • Surove podatke: Originalna vsebina e-poštnega sporočila za lažjo ročno primerjavo.

5. Varnost: Ker bo aplikacija delovala v internem omrežju, avtentikacija uporabnikov ni potrebna. Kljub temu se bo poskrbelo za osnovne varnostne mehanizme na nivoju aplikacije in strežnika.

Omejitve in Pričakovanja Faze 1:

• Brez Zunanjih Integracij: V tej fazi ni nobene povezave s sistemom Pantheon.

• Brez Prepoznavanja Strank: Sistem ne povezuje pošiljatelja z identom v Pantheonu.

• Brez Izvoza Podatkov: Funkcionalnost izvoza v XML ni vključena.

• Omejena Natančnost: Sistem deluje izključno za dva vnaprej definirana formata e-poštnih sporočil. Vsa ostala sporočila bodo ignorirana.

Faza 2: Minimalni Uporaben Produkt (MVP) - "Naredimo ga uporabnega"

Cilj: Razširiti delujoč prototip v prvo verzijo produkta, ki jo lahko administratorji začnejo uporabljati v vsakdanjem delu. Osredotočenost je na integraciji s ključnim poslovnim sistemom (Pantheon) in avtomatizaciji celotnega toka do priprave za uvoz.

Ključne Funkcionalnosti:

1. Vse Funkcionalnosti iz Faze 1.

2. Integracija s Pantheonom (Branje):

   • Sistem se poveže na Pantheon bazo podatkov.

   • Prepoznavanje Stranke: Na podlagi domene pošiljatelja (npr. @spar.si) sistem v Pantheonu poišče ustrezen Ident stranke in ga pripiše naročilu.

   • Prepoznavanje Produkta: na podlagi EAN kode (ali drugega identifikatorja) se v Pantheonu poišče željen izdelek.

3. Izvoz v XML:

   • Razvoj funkcionalnosti, ki omogoča izvoz potrjenih naročil v strukturirano XML datoteko, kompatibilno za uvoz v Pantheon.

4. Osnovno Upravljanje Naročil:

   • Administrator lahko na nadzorni plošči označi naročilo kot "Potrjeno" ali "Napačno".

5. Izboljšan Uporabniški Vmesnik:

   • Vmesnik, ki administratorju omogoča lažje in hitrejše urejanje in potrjevanje podatkov, če jih sistem ni pravilno prepoznal.

Omejitve in Pričakovanja Faze 2:

• Še Vedno Omejeno Število Formatov: Sistem še vedno podpira samo dva tipa e-poštnih sporočil, definirana v Fazi 1.

• Enosmerna Integracija: Integracija s Pantheonom je primarno enosmerna (branje Identov, priprava datoteke za uvoz). Sistem ne zapisuje statusov nazaj v Pantheon.

Faza 3: Nadgrajen MVP (MVP v2) - "Pokrijmo vse primere"

Cilj: Nadgraditi produkt v robustno rešitev, ki obvlada večino (če ne vseh) različnih formatov naročil, s čimer se drastično zmanjša potreba po ročnem delu.

Ključne Funkcionalnosti:

1. Vse Funkcionalnosti iz Faze 2.

2. Podpora za Vse Tipe Naročil:

   • Razširitev sistema za prepoznavanje vseh znanih formatov e-poštnih sporočil, vključno z:

     • Različnimi strukturami PDF datotek (z uporabo naprednega OCR).

     • Naročili, zapisanimi v prostem besedilu.

3. Uporaba Naprednega AI/ML Modela:

   • Implementacija in učenje modela za obdelavo naravnega jezika (NLP), ki bo sposoben z visoko natančnostjo izluščiti podatke tudi iz nestrukturiranih besedil.

Omejitve in Pričakovanja Faze 3:

• 100% Natančnost ni Zagotovljena: Kljub podpori za vse znane formate se bodo občasno še vedno pojavljali robni primeri, ki jih sistem ne bo prepoznal. Ročni pregled bo še vedno potreben, a v bistveno manjšem obsegu.

• Odvisnost od Kakovosti Podatkov: Natančnost prepoznave bo močno odvisna od kakovosti prejetih dokumentov.

• Stalno Vzdrževanje: Novi formati in robni primeri bodo zahtevali občasne posodobitve in prilagoditve sistema.